Εγχειρίδιο λειτουργίας της κονσόλας

Από την αρχική σελίδα του ιστότοπου του VATES (https://vates.standout.jp/el/), πάτησε Sign up στην κεφαλίδα για να μεταβείς στη σελίδα εγγραφής (https://console.vates.standout.jp/signup).

Δημιουργώντας λογαριασμό, επιβεβαιώνεις ότι χρησιμοποιείς την Υπηρεσία για επιχειρηματικούς σκοπούς και ότι είσαι εξουσιοδοτημένος να εκπροσωπείς και να δεσμεύεις την οντότητά σου. Αποδέχεσαι τους Όρους μας και την Πολιτική Απορρήτου μας. Διάβασε τους Όρους (https://vates.standout.jp/el/legal/terms.html) και την Πολιτική Απορρήτου (https://vates.standout.jp/el/legal/privacy.html) που συνδέονται στο κάτω μέρος της σελίδας εγγραφής και προχώρησε στη δημιουργία του λογαριασμού.

Εισήγαγε τη διεύθυνση email που θέλεις να καταχωρήσεις στη σελίδα εγγραφής και πάτησε το κουμπί αποστολής. Θα λάβεις ένα email καλωσορίσματος από το VATES (αποστέλλεται από [email protected]). Ο σύνδεσμος λήγει σε 24 ώρες και, αν δεν σκοπεύεις να δημιουργήσεις λογαριασμό, μπορείς άφοβα να αγνοήσεις το email.

Όλα τα πεδία είναι υποχρεωτικά.

• 0.4.1　account ID：Η διεύθυνση email που χρησιμοποιήθηκε για τη δημιουργία του λογαριασμού. Γίνεται το ID σύνδεσής σου για όλες τις επόμενες προσβάσεις.
• 0.4.2　workspace ID：Ένα μοναδικό ID για κάθε πελάτη. Δεν είναι το ID σύνδεσης. Μόλις δημιουργηθεί δεν μπορεί να αλλάξει, και δεν μπορεί να επιλεγεί ID που χρησιμοποιείται ήδη. Συνιστάται ένα όνομα σχετικό με την εταιρεία ή τη δραστηριότητά σου, αλλά η επιλογή είναι ελεύθερη. Αν η καταχώρηση δεν μπορεί να γίνει, εμφανίζεται σφάλμα· αν μπορεί να γίνει, εμφανίζεται «available».
• 0.4.3　Password：Τουλάχιστον 8 χαρακτήρες, με τουλάχιστον ένα πεζό γράμμα, ένα κεφαλαίο και ένα ψηφίο. Τα αδύναμα μοτίβα απορρίπτονται επίσης. Τα σύμβολα είναι προαιρετικά.
• 0.4.4　Confirm Password：Εισήγαγε τον κωδικό πρόσβασης άλλη μία φορά για επιβεβαίωση.
• 0.4.5　Continue to payment
• 0.4.6　Αρχική κατάθεση：Η αρχική κατάθεση για νέο λογαριασμό είναι σταθερή χρέωση 5.00 USD. Πατώντας Continue to payment μεταφέρεσαι στην οθόνη του Stripe, όπου ο φόρος της χώρας/περιοχής σου υπολογίζεται αυτόματα.

Πλήρωσε στην οθόνη του Stripe (πιστωτική κάρτα). Οι τύποι καρτών και ο φορολογικός συντελεστής αντικατοπτρίζονται αυτόματα από το Stripe ανάλογα με κάθε χώρα/περιοχή. Μετά την πληρωμή, μεταφέρεσαι στην κονσόλα.

Εμφανίζεται μήνυμα ότι η πληρωμή ολοκληρώθηκε και παρουσιάζεται η διεύθυνση email μας ([email protected]). Ενημέρωσέ μας εκεί για την κατάστασή σου. Αφού επιβεβαιώσουμε την πληρωμή, θα λάβουμε τα κατάλληλα μέτρα ώστε να μπορέσεις να συνδεθείς στην κονσόλα.

Κατά κανόνα, η αρχική δημιουργία λογαριασμού χρησιμοποιεί πληρωμή με πιστωτική κάρτα. Οι εταιρείες και άλλες οντότητες που επιθυμούν να πληρώσουν με τραπεζικό έμβασμα πρέπει να επικοινωνήσουν με [email protected].

Υπάρχουν τρεις μέθοδοι σύνδεσης: ID/κωδικός πρόσβασης, κλειδί πρόσβασης (passkey) και 2FA.

1.1.1　Κανόνες ID και κωδικού πρόσβασης

• 1.1.1.1　Client admin：Δημιουργείται κατά την εγγραφή. Το ID είναι η καταχωρημένη διεύθυνση email, και ο κωδικός πρόσβασης επιλέγεται από τον χρήστη. Ο κωδικός πρόσβασης πρέπει να έχει τουλάχιστον 8 χαρακτήρες, με τουλάχιστον ένα πεζό γράμμα, ένα κεφαλαίο και ένα ψηφίο. Τα αδύναμα μοτίβα απορρίπτονται επίσης. Τα σύμβολα είναι προαιρετικά.
• 1.1.1.2　Άλλοι λογαριασμοί：Οι λογαριασμοί delegated admin, instance admin και instance user παραχωρούνται από τον client admin μέσω των Client settings, όπου διαχειρίζονται τα δικαιώματά τους. Το ID αριθμείται αυτόματα (στη μορφή {client_id}_0001), και ο κωδικός πρόσβασης εκδίδεται από τον client admin.

• 1.1.2　Passkey：Δημιουργείται ανά λογαριασμό. Το υψηλότερο επίπεδο ασφάλειας, και το συνιστώμενο.
• 1.1.3　2FA：Δημιουργείται ανά λογαριασμό. Μια επαλήθευση δεύτερου βήματος κατά τη σύνδεση. Η ασφάλεια είναι υψηλή — δεύτερη μόνο μετά τα κλειδιά πρόσβασης —, αλλά είναι περιττή αν έχει ήδη ρυθμιστεί κλειδί πρόσβασης.

• 1.2.1　Client admin：Από το Forgot password? στην οθόνη σύνδεσης, προχώρησε στο Reset password, και οι οδηγίες επαναφοράς κωδικού πρόσβασης θα σταλούν στο καταχωρημένο email.
• 1.2.2　Άλλοι λογαριασμοί：Οι λογαριασμοί delegated admin, instance admin και user παραχωρούνται από τον client admin μέσω των Client settings, όπου διαχειρίζονται τα δικαιώματά τους. Επομένως, απευθύνσου στον client admin σου.

Ο client admin, και οι λογαριασμοί delegated admin στους οποίους έχει παραχωρηθεί το δικαίωμα λειτουργίας, μπορούν να εκτελέσουν την επαναφορά κωδικού πρόσβασης στην καρτέλα Accounts των Client settings.

Ανοίγει και κλείνει μέσω του μενού χάμπουργκερ. Όταν είναι κλειστή, σε desktop παραμένει αριστερά μια συρρικνωμένη έκδοση, και σε κινητό φυλάσσεται μέσα στο μενού χάμπουργκερ. Αποτελείται από το μενού χάμπουργκερ, τα instances και το μενού λογαριασμού.

Το άβαταρ του λογαριασμού αντικατοπτρίζει το αρχικό γράμμα του ονόματος του λογαριασμού. Πατώντας το άβαταρ ανοίγει και κλείνει το popover χρήστη.

Αποτελείται από τα Client settings, My Security, θέμα της κονσόλας και Sign out.

• 2.3.1　Client settings：Επιτρέπει τη ρύθμιση διαφόρων παραμέτρων του πελάτη. Βλ. 4 (Client settings).
• 2.3.2　My Security：Τα κλειδιά πρόσβασης και το 2FA μπορούν να δημιουργηθούν, να διαγραφούν και να τα διαχειριστείς. Από τα + Add passkey και Set up two-factor, η καταχώρηση μπορεί να γίνει με διάφορες μεθόδους χρησιμοποιώντας κάθε συσκευή, πρόγραμμα περιήγησης κ.λπ.
• 2.3.3　Θέμα της κονσόλας：Μπορεί να επιλεγεί η λειτουργία ημέρας/νύχτας.
  • Auto：Αλλάζει αυτόματα ακολουθώντας το λειτουργικό σύστημα.
  • Light：Λειτουργία ημέρας.
  • Samhain：Λειτουργία νύχτας.
• 2.3.4　Sign out：Τερματίζει τη συνεδρία και σε επιστρέφει στην οθόνη σύνδεσης.

Ένας χώρος για να δοκιμάζεις τις απαντήσεις του instance που πραγματικά έχτισες και ρύθμισες.

Ένας χώρος για τη δημιουργία ES (EchoScript) από φυσική γλώσσα, φωτογραφίες, έγγραφα και παρόμοια.

• 3.1.2.1　Source：Σε ένα ES μπορεί να καταχωρηθεί ένα όνομα πηγής/προέλευσης. Αυτό διευκολύνει την παρακολούθηση κατά την προβολή και τη διαχείριση των ES στο druid.
• 3.1.2.2　Enter natural language text：Η φυσική γλώσσα μπορεί να γραφτεί απευθείας.
• 3.1.2.3　Επισύναψη αρχείων：Μπορούν να επισυναφθούν εικόνες και PDF.
• 3.1.2.4　Sing as EchoScript：Ο bard μετατρέπει τη φυσική γλώσσα και τα επισυναπτόμενα αρχεία σε ES.

Ένας χώρος για τη διαχείριση των ES που δημιουργήθηκαν από τον bard. Είναι δυνατή η προβολή, η αναζήτηση, η αναφορά στο αρχικό κείμενο, η επεξεργασία και η διαγραφή.

• 3.1.3.1　Ask the Druid：Για αναζήτηση, μπορείς να ρωτήσεις τον Druid με ευέλικτες ερωτήσεις (π.χ.: «απαρίθμησε τα ES που σχετίζονται με το XX»).
• 3.1.3.2　Search ESs：Αναζήτηση ES με λέξη-κλειδί.
• 3.1.3.3　Show deleted：Μπορεί να παρουσιάσει τα ES συμπεριλαμβάνοντας εκείνα που έχουν διαγραφεί λογικά.
• 3.1.3.4　View：Επιλογή της μορφής προβολής.
  • Detail：Απαριθμεί κάθε ES ολόκληρο.
  • List：Απαριθμεί σε μορφή ακορντεόν, συνοπτικά σε μία γραμμή ανά στοιχείο.
  • Tile：Απαριθμεί σε μορφή καρτών.
  • Overview：Η μορφή προβολής που προσφέρει την ευρύτερη επισκόπηση του μεγαλύτερου αριθμού στοιχείων.
• 3.1.3.5　Show：Μπορεί να επιλεγεί ο αριθμός των στοιχείων που εμφανίζονται κάθε φορά.
• 3.1.3.6　ES：ES = EchoScript.
  • Raw：Μπορεί να αναφερθεί το αρχικό κείμενο από το οποίο προήλθε το ES.
  • Edit：Το ES μπορεί να διορθωθεί και να αναθεωρηθεί.
  • Delete：Το ES μπορεί να διαγραφεί λογικά.
  • Στοιχεία της αριστερής στήλης：(α) Ελληνικά γράμματα α–κ: οι βασικές κατηγορίες για την παρατήρηση της κατάστασης ενός φαινομένου. Μη επεξεργάσιμα. (β) Άλλα στοιχεία: προσαρμοσμένες κατηγορίες εκτός των βασικών κατηγοριών. Επεξεργάσιμα.

Ένας χώρος για τη διαχείριση των αρχείων καταγραφής συνομιλιών. Είναι δυνατή η προβολή, η αναζήτηση, η ανάλυση, η εξαγωγή σε CSV και η διαγραφή.

• 3.1.4.1　Log retention：Η πολιτική διατήρησης των αρχείων καταγραφής. Ρυθμίζεται στα Client settings. Για λεπτομέρειες, βλ. 4.1.1.3 (Log retention).
  • Standard (30 days)：Διατηρεί τα αρχεία καταγραφής για 30 ημέρες.
  • Zero retention：Δεν διατηρεί αρχεία καταγραφής.
• 3.1.4.2　Export CSV：Τα αρχεία καταγραφής μπορούν να εξαχθούν ως CSV.
• 3.1.4.3　Search keywords：Τα αρχεία καταγραφής μπορούν να αναζητηθούν με λέξη-κλειδί.
• 3.1.4.4　Ask the Druid：Στον Druid μπορούν να υποβληθούν ευέλικτα αιτήματα αναζήτησης και ανάλυσης στα αρχεία καταγραφής (π.χ.: «εξήγαγε τις συνομιλίες που σχετίζονται με το XX και ανάλυσε την τάση»).
• 3.1.4.5　Αρχεία καταγραφής：
  • Λεπτομέρεια αρχείου καταγραφής：Τα αρχεία καταγραφής συνομιλιών μπορούν να αναφερθούν.
  • Trace ES references：Από ένα αρχείο καταγραφής συνομιλίας, εντοπίζει ποια ES αναφέρθηκαν και τα εμφανίζει.

Μπορούν να γίνουν οι ρυθμίσεις οποιουδήποτε instance.

• 3.1.5.1　Company name：Το όνομα του οργανισμού στον οποίο ανήκει το instance.
• 3.1.5.2　Role：Ο ρόλος του instance.
• 3.1.5.3　App name：Το όνομα που αντικατοπτρίζεται κατά την προσθήκη στην αρχική οθόνη σε κινητή συσκευή.
• 3.1.5.4　Header title：Αντικατοπτρίζεται στην πιλούλα του τίτλου της κεφαλίδας της UI συνομιλίας.
• 3.1.5.5　Custom prompt：Το prompt για την προσαρμογή του instance στον ρόλο του.
• 3.1.5.6　Welcome message：Αντικατοπτρίζεται στη φούσκα του βοηθού που τοποθετείται αρχικά στην UI συνομιλίας.
• 3.1.5.7　Suggested prompts：Αντικατοπτρίζεται στις προτάσεις της UI συνομιλίας. Για διαχωρισμό προτάσεων, εισήγαγέ τις σε ξεχωριστές γραμμές.
• 3.1.5.8　Widget label：Αντικατοπτρίζεται στο κείμενο κάτω από το κουμπί του widget. Αν μείνει κενό, δεν υπάρχει ετικέτα.
• 3.1.5.9　Widget initial position：Η αρχική θέση του widget μπορεί να επιλεγεί στην UI. Μπορεί επίσης να ρυθμιστεί σε pixel κατά μήκος των αξόνων Offset X και Y από κάθε σημείο αγκύρωσης.
• 3.1.5.10　Bubble font：Μπορεί να επιλεγεί η γραμματοσειρά των φουσκών του χρήστη και του βοηθού και των προτάσεων στην UI συνομιλίας.
  • Serif：Τυπογραφία με πατούρες.
  • Sans：Τυπογραφία χωρίς πατούρες.
  • Poetic：Garamond.
• 3.1.5.11　Bubble font size：Μπορεί να επιλεγεί το μέγεθος γραμματοσειράς των φουσκών του χρήστη και του βοηθού και των προτάσεων στην UI συνομιλίας.
  • Small：Μικρό μέγεθος. Δίνει προτεραιότητα στην οπτική σκηνή.
  • Medium：Μεσαίο μέγεθος. Ισορροπία μεταξύ αναγνωσιμότητας και οπτικής σκηνής.
  • Large：Μεγάλο μέγεθος. Δίνει προτεραιότητα στην αναγνωσιμότητα.
• 3.1.5.12　Display mode：Επιλογή της λειτουργίας ημέρας/νύχτας.
  • Auto (follow OS)：Αλλαγή με αυτόματη ανίχνευση του λειτουργικού συστήματος.
  • Light：Λειτουργία ημέρας.
  • Samhain：Λειτουργία νύχτας.
• 3.1.5.13　Light theme color：Μπορεί να επιλεγεί το χρώμα του θέματος του widget.
• 3.1.5.14　Standalone background (Light)：
  • Καθορισμός χρώματος：Μπορεί να καθοριστεί σε δεκαεξαδική μορφή.
  • Ask the Druid：Μπορείς να ζητήσεις από τον Druid ένα χρώμα και τη δεκαεξαδική του τιμή. Σε αυτή την περίπτωση, ο Druid προτείνει τρεις επιλογές συνοδευόμενες από ποιητικά ονόματα στα ιαπωνικά.
• 3.1.5.15　Standalone background (Samhain)：
  • Καθορισμός χρώματος：Μπορεί να καθοριστεί σε δεκαεξαδική μορφή.
  • Ask the Druid：Μπορείς να ζητήσεις από τον Druid ένα χρώμα και τη δεκαεξαδική του τιμή. Σε αυτή την περίπτωση, ο Druid προτείνει τρεις επιλογές συνοδευόμενες από ποιητικά ονόματα στα ιαπωνικά.
• 3.1.5.16　Input placeholder：Μπορεί να εισαχθεί το placeholder μέσα στην πιλούλα εισαγωγής της UI συνομιλίας.
• 3.1.5.17　Recording text：Μπορεί να εισαχθεί το placeholder που εμφανίζεται μέσα στην πιλούλα εισαγωγής της UI συνομιλίας κατά τη φωνητική ακρόαση.
• 3.1.5.18　Embed allowlist：Η λίστα των επιτρεπόμενων URL όπου μπορεί να ενσωματωθεί το ενσωματωμένο widget.
• 3.1.5.19　Instance URL：
  • Standalone：Το standalone URL.
  • Embed code：Ο κώδικας ενσωμάτωσης του ενσωματωμένου widget. Αυτός ο κώδικας μπορεί να ενσωματωθεί στην ιστοσελίδα προορισμού (στο υποσέλιδο κ.λπ.).

Η τρέχουσα κατάσταση μπορεί να γίνει κατανοητή σε κάθε πίνακα. Το χρώμα στα αριστερά υποδεικνύει επίσης την κατάσταση υγείας (πράσινο: καλή, κεχριμπάρι: προσοχή, βαθύ κόκκινο: προειδοποίηση).

• 3.1.6.1　Audit Log：Η λειτουργία αναφοράς στο αρχείο καταγραφής ελέγχου. Για λεπτομέρειες, βλ. 4.3.4 (Audit Log).
• 3.1.6.2　My Sessions：Οι τρέχουσες συνδεδεμένες συνεδρίες μπορούν να ελεγχθούν. Μπορούν να τερματιστούν με Revoke. Για λεπτομέρειες, βλ. 4.3.5 (Active Sessions).
• 3.1.6.3　THREATS：Ένας πίνακας που εμφανίζει τα αποτελέσματα ανίχνευσης αποπειρών μη εξουσιοδοτημένης πρόσβασης.
• 3.1.6.4　Login History：Το ιστορικό δραστηριότητας σύνδεσης. Για λεπτομέρειες, βλ. 4.3.8 (Login Activity).

Ένας εκπαιδευτής που έχει ετοιμαστεί από τον προγραμματιστή. Ένα instance που κατοικεί μόνιμα στην οθόνη της κονσόλας. Πάντα διαθέσιμο για ερωτήσεις. Τα tokens που χρησιμοποιούνται αφαιρούνται από το υπόλοιπο της κατάθεσης.

Ένας χώρος για τη δημιουργία, τη διαχείριση και τη διαγραφή instances.

• 4.1.1　Instances：
  • Display name：Το όνομα του instance.
  • Immutable ID：Το μοναδικό ID.
  • Log retention：Μπορεί να επιλεγεί η περίοδος διατήρησης των αρχείων καταγραφής συνομιλιών. (30 days: Διατηρούνται για 30 ημέρες και μετά διαγράφονται φυσικά αυτόματα. / Zero retention: Ρύθμιση που δεν διατηρεί κανένα αρχείο καταγραφής συνομιλίας.)
  • Status：Υποδεικνύει την κατάσταση του instance.
  • Actions：Edit = Το Display name του instance μπορεί να επεξεργαστεί. Delete = Το instance μπορεί να διαγραφεί λογικά.
• 4.1.2　Show deleted：Μπορεί να απαριθμήσει τα instances συμπεριλαμβάνοντας εκείνα που έχουν διαγραφεί λογικά.
• 4.1.3　Create new instance：Μπορεί να δημιουργηθεί ένα instance.

Μπορούν να δημιουργηθούν λογαριασμοί. Μπορούν να δημιουργηθούν τρεις τύποι λογαριασμών: instance admin, delegated admin και instance user.

4.2.1.1　Create new account
Με τον client admin ως γονέα, μπορούν να δημιουργηθούν τρεις τύποι θυγατρικών λογαριασμών, προσαρμόζοντας τις απαραίτητες λειτουργίες.

• 4.2.1.1.1　Display name：Εισήγαγε το όνομα του λογαριασμού.
• 4.2.1.1.2　Role：Ως θυγατρικός λογαριασμός του client admin (του γονικού λογαριασμού), μπορεί να επιλεγεί ένας από τους τρεις ακόλουθους τύπους.
  • (α) instance_admin：λογαριασμός στον οποίο μπορεί να παραχωρηθεί δικαίωμα διαχείρισης instances.
  • (β) delegated_admin：λογαριασμός στον οποίο μπορούν να παραχωρηθούν δικαιώματα στα Client settings.
  • (γ) instance_user：λογαριασμός στον οποίο μπορεί να παραχωρηθεί δικαίωμα χρήσης standalone.
• 4.2.1.1.3　Delegated tabs：Μπορούν να παραχωρηθούν δικαιώματα σε delegated_admin. Το δικαίωμα σύνδεσης στην κονσόλα και το δικαίωμα προβολής ή λειτουργίας για κάθε στοιχείο των Client settings μπορούν να παραχωρηθούν επιλεκτικά.
• 4.2.1.1.4　Manageable instances：Μπορούν να παραχωρηθούν δικαιώματα σε delegated admin και instance admin. Το δικαίωμα σύνδεσης στην κονσόλα και το δικαίωμα ρύθμισης instances μπορούν να παραχωρηθούν.
• 4.2.1.1.5　Usable instances：Μπορούν να παραχωρηθούν δικαιώματα και στους τρεις τύπους λογαριασμών, συμπεριλαμβανομένου του instance user. Μπορεί να παραχωρηθεί το δικαίωμα σύνδεσης στο standalone. Δεν συνεπάγεται δικαίωμα σύνδεσης στην κονσόλα.
• 4.2.1.2　Create account：Πατώντας το κουμπί Create account, ο λογαριασμός δημιουργείται και παρουσιάζονται το ID και ο κωδικός πρόσβασης. Αυτός ο κωδικός πρόσβασης εμφανίζεται μόνο μία φορά, επομένως πρέπει να σημειωθεί εκείνη τη στιγμή. Αν χαθεί, απαιτείται Reset password για την επαναφορά και την επανέκδοση του κωδικού πρόσβασης.

4.2.2　Registered accounts
Απαριθμούνται όλοι οι λογαριασμοί από τον client admin και κάτω.

• Edit access：Μόνο τα Usable instances (δικαίωμα σύνδεσης standalone) μπορούν να επεξεργαστούν. Τα δικαιώματα διαχείρισης δεν μπορούν να τροποποιηθούν (μη υλοποιημένο, για λόγους διαπλοκής δικαιωμάτων και ασφάλειας).
• Reset password：Επαναφέρει τον κωδικό πρόσβασης και εμφανίζει έναν νέο. Αυτός ο κωδικός πρόσβασης εμφανίζεται μόνο μία φορά, επομένως πρέπει να σημειωθεί εκείνη τη στιγμή.
• Delete：Ένας θυγατρικός λογαριασμός μπορεί να διαγραφεί. Κατά τη διαγραφή, αυτός ο λογαριασμός αποσυνδέεται αμέσως και διαγράφεται λογικά. Μετά την πάροδο 30 ημερών από τη λογική διαγραφή, διαγράφεται φυσικά.
• Show deleted：Εμφανίζει τους λογαριασμούς συμπεριλαμβάνοντας εκείνους που έχουν διαγραφεί λογικά. Όσοι έχουν διαγραφεί φυσικά δεν εμφανίζονται ποτέ ξανά.
• Restore：Ένας λογικά διαγραμμένος λογαριασμός μπορεί να αποκατασταθεί. Όσοι έχουν διαγραφεί φυσικά δεν μπορούν ποτέ να αποκατασταθούν.

• 4.3.1　Security Overview：Οι διάφορες καταστάσεις ασφάλειας μπορούν να γίνουν κατανοητές σε πίνακες.
• 4.3.2　Passkeys：Τα κλειδιά πρόσβασης μπορούν να δημιουργηθούν, να διαγραφούν και να τα διαχειριστείς. Η καταχώρηση μπορεί να γίνει με διάφορες μεθόδους χρησιμοποιώντας κάθε συσκευή, πρόγραμμα περιήγησης κ.λπ. Η πιο συνιστώμενη μέθοδος σύνδεσης από άποψη ασφάλειας.
• 4.3.3　Two-Factor Authentication：Το 2FA μπορεί να δημιουργηθεί, να διαγραφεί και να το διαχειριστείς. Ωστόσο, όταν χρησιμοποιείται κλειδί πρόσβασης, είναι περιττό για λόγους ασφάλειας.
• 4.3.4　Audit Log：Το αρχείο καταγραφής ελέγχου. Είναι δυνατή η προβολή, η αναζήτηση και η εξαγωγή σε CSV του αρχείου καταγραφής ελέγχου. Είναι επίσης ένα αρχείο καταγραφής ελέγχου εξοπλισμένο με αντίσταση σε παραποιήσεις μέσω αλυσίδας hash, με το hash καταγεγραμμένο δίπλα σε κάθε εγγραφή στο CSV, κάτι που διευκολύνει τον έλεγχο. Το αρχείο καταγραφής ελέγχου έχει 10 κατηγορίες.
  • 4.3.4.1　CATEGORY：
    • Authentication：Καταγράφει συμβάντα σχετικά με τον έλεγχο ταυτότητας, όπως επιτυχία/αποτυχία σύνδεσης, αποσύνδεση, λήξη συνεδρίας, ασυμφωνία χώρας και σύνδεση εκτός εύρους. Μπορείς να εντοπίσεις «ποιος προσπάθησε να συνδεθεί και πότε, και αν πέτυχε ή απέτυχε» και «πότε έληξε μια συνεδρία».
    • Authorization：Καταγράφει συμβάντα στα οποία απορρίφθηκε μια λειτουργία ή μια πρόσβαση σε πόρους χωρίς δικαίωμα. Οι απόπειρες πρόσβασης σε ρυθμίσεις που δεν θα έπρεπε να αγγίζονται ή σε δεδομένα άλλου tenant καταλήγουν εδώ. Η γραμμή που εντοπίζει ενδείξεις μη εξουσιοδοτημένης πρόσβασης.
    • Customer：Καταγράφει τις μεταβάσεις κατάστασης του ίδιου του λογαριασμού πελάτη: δημιουργία, αναστολή, επανέναρξη, λογική διαγραφή, αποκατάσταση, εθελούσια αποχώρηση κ.λπ. Συνήθως κυριαρχούν οι λειτουργίες από την πλευρά του χειριστή (saas_admin), αλλά η εθελούσια αποχώρηση προέρχεται από τον πελάτη.
    • Instance：Καταγράφει τη δημιουργία, τη μετονομασία, τη διαγραφή και την αποκατάσταση instances. Μπορείς να εντοπίσεις ποιο instance δημιουργήθηκε, διαγράφηκε και αποκαταστάθηκε, από ποιον και πότε.
    • User：Καταγράφει λειτουργίες σε επίπεδο χρήστη: δημιουργία/διαγραφή/αποκατάσταση λογαριασμών, επανέκδοση κωδικών πρόσβασης, καταχώρηση/διαγραφή κλειδιών πρόσβασης, ενεργοποίηση/απενεργοποίηση 2FA (TOTP), διαδικασίες εγγραφής κ.λπ. Η κεντρική γραμμή της διαχείρισης λογαριασμών.
    • API key：Καταγράφει την έκδοση, την απενεργοποίηση και τη διαγραφή κλειδιών API. Μπορείς να εντοπίσεις πότε και από ποιον εκδόθηκε και σταμάτησε ένα κλειδί προγραμματιστικής πρόσβασης.
    • Balance：Καταγράφει συμβάντα σχετικά με το υπόλοιπο και τη χρέωση: καταθέσεις, επιστροφές, διορθώσεις, αλλαγές κατάστασης, αλλαγές του μηνιαίου ορίου, αλλαγές της ρύθμισης αυτόματης επαναφόρτισης, αλλαγές του νομίσματος προβολής, παραχωρήσεις πίστωσης SLA κ.λπ.
    • Settings：Καταγράφει διάφορες αλλαγές ρυθμίσεων: presets ορίων χρήσης, περίοδος διατήρησης αρχείων καταγραφής, περιορισμοί IP, κατώφλια ανίχνευσης ανωμαλιών, συναλλαγματική ισοτιμία, ρυθμίσεις ειδοποιήσεων κ.λπ. Μπορείς να εντοπίσεις «ποιος άλλαξε ποια ρύθμιση και πώς, και πότε».
    • Logs：Καταγράφει λειτουργίες στα ίδια τα αρχεία καταγραφής: μαζική διαγραφή αρχείων καταγραφής συνομιλιών, εξαγωγή CSV και εξαγωγή του αρχείου καταγραφής ελέγχου. Η γραμμή που ελέγχει την εξαγωγή και τη διαγραφή των αρχείων καταγραφής.
    • System：Καταγράφει συμβάντα που το σύστημα εκτελεί αυτόματα: αντίγραφα ασφαλείας, το batch ανίχνευσης ανωμαλιών, το batch διαγραφής, τη φυσική διαγραφή, την ψευδωνυμοποίηση, τη λήψη webhooks πληρωμών, την παράδοση/καταστολή emails κ.λπ. Καταγραφές του εξοπλισμού που ενεργεί αυτόνομα αντί για ανθρώπους, διατηρούμενες ανεξάρτητα από τις λειτουργίες του πελάτη.
  • 4.3.4.2　EVENT TYPE：Φιλτράρισμα ανά τύπο συμβάντος. Ενώ το CATEGORY είναι η ευρεία ταξινόμηση, αυτό φιλτράρει με το μεμονωμένο όνομα του συμβάντος (π.χ.: AUTH_LOGIN_SUCCESS, SETTINGS_UPDATED). Είναι δυνατή η αναζήτηση με μερική αντιστοίχιση.
  • 4.3.4.3　ACTOR：Φιλτράρισμα ανά δράστη. Αναζητά «ποιος» προκάλεσε το συμβάν. Καταγράφεται στη μορφή ρόλου και ονόματος χρήστη (π.χ.: client_admin:standout), και είναι δυνατή η αναζήτηση με μερική αντιστοίχιση.
  • 4.3.4.4　FROM (ISO)：Η αρχή της περιόδου αναζήτησης. Καθορίζεται σε μορφή ISO (YYYY-MM-DD)· λαμβάνονται υπόψη τα συμβάντα σε εκείνη την ημερομηνία/ώρα ή μετά.
  • 4.3.4.5　TO (ISO)：Το τέλος της περιόδου αναζήτησης. Καθορίζεται σε μορφή ISO (YYYY-MM-DD)· λαμβάνονται υπόψη τα συμβάντα σε εκείνη την ημερομηνία/ώρα ή πριν. Σε συνδυασμό με το FROM για την οριοθέτηση οποιασδήποτε περιόδου.
  • 4.3.4.6　ROWS PER PAGE：Ο αριθμός των γραμμών που εμφανίζονται σε μία οθόνη. Η προβολή στην οθόνη αφορά φιλτραρισμένο αποτέλεσμα έως 1,000 εγγραφών. Για τη λήψη όλων των εγγραφών, χρησιμοποίησε την εξαγωγή CSV (Export All).
• 4.3.5　Active Sessions：Απαριθμεί τις ενεργές συνεδρίες σύνδεσης του λογαριασμού. Λήγουν αυτόματα με χρονικό όριο 30 ημέρες μετά την τελευταία πρόσβαση. Ακόμη και πριν από το χρονικό όριο, μπορούν να λήξουν μεμονωμένα μέσω Revoke.
• 4.3.6　GEOIP：Καταγράφει τη χώρα/περιοχή της προέλευσης της σύνδεσης. Ανιχνεύει προσβάσεις από τοποθεσία διαφορετική από τη χώρα της πιο πρόσφατης σύνδεσης. Παρουσιάζει την κατάσταση των τελευταίων 24 ωρών σε πίνακα.
• 4.3.7　IP Restrictions：Ένας χώρος για τις ρυθμίσεις σχετικά με τον περιορισμό IP. Η προεπιλογή είναι χωρίς περιορισμό. Επιλέγοντάς το, μπορούν να δημιουργηθούν μια allowlist και μια denylist. Κάθε λίστα μπορεί να καθορίσει εύρη σε σημειογραφία CIDR. Αν η allowlist μείνει κενή, επιτρέπονται όλες οι IP εκτός από αυτές στη denylist. Επιπλέον, η denylist έχει προτεραιότητα έναντι της allowlist.
• 4.3.8　Login Activity：Το ιστορικό συνδέσεων. Εμφανίζονται οι 100 πιο πρόσφατες εγγραφές. Στον πίνακα εμφανίζεται ο αριθμός επιτυχιών και αποτυχιών σύνδεσης τις τελευταίες 24 ώρες.
• 4.3.9　Notifications：Ένας χώρος για τη ρύθμιση και τη διαμόρφωση των αυτόματων ειδοποιήσεων μέσω email.
  • Low balance：Ρύθμιση ειδοποίησης για όταν το υπόλοιπο της κατάθεσης πέσει κάτω από ένα κατώφλι. Το κατώφλι αλλάζει σε τρία επίπεδα ευαισθησίας. High ($500, ειδοποιεί νωρίς) / Medium ($50, τυπικό) / Low ($5, ειδοποιεί την τελευταία στιγμή). Για να ορίσεις διαφορετικό κατώφλι, εισήγαγε μια τιμή στο Custom.
  • Sign-in from new location：Ειδοποίηση για όταν γίνει σύνδεση από ασυνήθιστη χώρα/περιοχή.
  • Blocked by IP restriction：Ειδοποίηση για όταν η πρόσβαση απορριφθεί από τον ρυθμισμένο περιορισμό IP. High (1 ή περισσότερες/ώρα), Medium (10 ή περισσότερες/ώρα), Low (50 ή περισσότερες/ώρα). Για να ορίσεις αυθαίρετο αριθμό, εισήγαγέ τον στο Custom.
  • Repeated sign-in failures：Ειδοποίηση για όταν οι αποτυχίες σύνδεσης συγκεντρώνονται σε σύντομο χρονικό διάστημα. High (3 ή περισσότερες/ώρα), Medium (10 ή περισσότερες/ώρα), Low (30 ή περισσότερες/ώρα). Για να ορίσεις αυθαίρετο αριθμό, εισήγαγέ τον στο Custom.
  • Recipients — where alerts are sent：Καταχώρηση και διαγραφή των επαφών στις οποίες αποστέλλονται αυτόματα οι ειδοποιήσεις μέσω email. Από προεπιλογή, ορίζεται η καταχωρημένη διεύθυνση email του λογαριασμού πελάτη. Όταν αλλάζει ο προορισμός των ειδοποιήσεων, ειδοποιείται και η προηγούμενη επαφή για την αλλαγή (για λόγους ασφάλειας).

Κλειδιά που εκδίδονται για την κλήση του VATES από εξωτερικό πρόγραμμα ή από AI agent. Δεν χρειάζονται για τη συνήθη χρήση μέσω browser.

• 4.4.1　API keys：Επίλεξε το instance για το οποίο θέλεις να εκδώσεις ένα API Key και δημιούργησέ το. Το κλειδί API εμφανίζεται μόνο μία φορά, επομένως πρέπει να σημειωθεί εκείνη τη στιγμή.
• 4.4.2　Issued keys：Εμφανίζονται τα εκδοθέντα API Keys. Το κλειδί API μπορεί επίσης να απενεργοποιηθεί και να διαγραφεί.
• 4.4.3　Σύνδεση από AI agent (MCP)：Το VATES μπορεί να συνδεθεί με εξωτερικούς AI agent ως διακομιστής MCP (Model Context Protocol). Ένας συνδεδεμένος agent μπορεί να θέτει ερωτήσεις στο instance που εξουσιοδοτείς και να λαμβάνει απαντήσεις θεμελιωμένες στο υλικό αυτού του instance. Δεν μπορεί να αλλάξει ρυθμίσεις, να διαβάσει log συνομιλιών ή να προσπελάσει άλλα instance. Υπάρχουν δύο τρόποι σύνδεσης.
  • 4.4.3.1　Σύνδεση με connector (συνιστάται)：Στον AI agent σου, πρόσθεσε το https://vates.standout.jp/mcp ως custom connector. Ανοίγει ο browser στην οθόνη σύνδεσης του VATES· συνδέσου όπως συνήθως (ID και κωδικός, passkey ή 2FA — όλα λειτουργούν) και έπειτα, στην οθόνη εξουσιοδότησης, επίλεξε το instance που θα συνδεθεί και δώσε την άδεια. Δεν χρειάζεται έκδοση API key. Μπορείς να ανακαλέσεις αυτή την πρόσβαση οποιαδήποτε στιγμή από Client settings → Security → Active sessions (βλ. 4.3.5).
  • 4.4.3.2　Σύνδεση με API key：Για editors και άλλους clients χωρίς λειτουργία connector. Χρησιμοποίησε ως σημείο σύνδεσης το https://vates.standout.jp/mcp/{workspace ID}/{αμετάβλητο ID του instance} και ταυτοποιήσου με την κεφαλίδα Authorization: Bearer {API key}. Το αμετάβλητο ID εμφανίζεται στη στήλη Immutable ID του πίνακα Issued keys στο 4.4.2 (σε μορφή inst_0001 — πρόσεξε ότι δεν είναι το εμφανιζόμενο όνομα).
  • 4.4.3.3　Διαθέσιμα εργαλεία：Επί του παρόντος παρέχεται ένα εργαλείο: το vates_ask (ερώτημα προς τη βάση γνώσης). Είναι μόνο για ανάγνωση και δεν μεταβάλλει δεδομένα στο VATES.
  • 4.4.3.4　Χρέωση και όρια：Η χρήση μέσω MCP χρεώνεται ακριβώς όπως η κανονική συνομιλία και καταγράφεται στο Usage breakdown. Τα όρια που έχεις ορίσει στο Controls (4.6) ισχύουν με τον ίδιο τρόπο.

Η λίστα των επιτρεπόμενων URL (τα μη standalone) όπου μπορεί να ενσωματωθεί το ενσωματωμένο widget κάθε instance. Συνδέονται με το ίδιο στοιχείο στην οθόνη ρυθμίσεων κάθε instance.

4.6.1　Controls
Ο κύριος στόχος αυτών των ορίων είναι η προστασία της συνηθισμένης χρήσης από τη σπατάλη πόρων και κόστους που προκαλείται από ανεξέλεγκτους βρόχους και υπερβολικά/μαζικά αιτήματα — συγκεκριμένα, η αποτροπή των άπειρων βρόχων ενός κακόβουλα χειριζόμενου πράκτορα AI, και της εξάντλησης του υπολοίπου (DoW) και της διακοπής της υπηρεσίας (DoS) που προκαλούνται από υπερβολικά αιτήματα. Περιλαμβάνουν επίσης στοιχεία ρύθμισης σχετικά με την απόδοση και το κόστος (το ανώτατο όριο tokens απάντησης, τον αριθμό αναφορών σε ES κ.λπ.). Ρύθμισε κάθε instance ανάλογα με τον σκοπό του.

4.6.2　Default for new instances
Οι προεπιλεγμένες τιμές κατά τη δημιουργία instances μπορούν να επιλεγούν ή να προσαρμοστούν. Τα Basic, Business και Developer είναι presets προρυθμισμένα για τους σκοπούς τους· αν χρειάζεται λεπτομερής ρύθμιση, μπορεί να γίνει με το Custom.

• Basic：Για γενική χρήση.
• Business：Για επιχειρηματική χρήση.
• Developer：Για χρήση προγραμματιστών.
• Custom：Προσαρμοσμένο.
• Apply to all existing instances：Οι επιλεγμένες προεπιλεγμένες τιμές μπορούν να εφαρμοστούν σε όλα τα instances.

4.6.3　Per-instance settings
Μπορεί να επιλεγεί ή να προσαρμοστεί ένα preset ανά instance.

• Current status：Υποδεικνύει την τρέχουσα κατάσταση.
• Customize：Κάθε στοιχείο μπορεί να ρυθμιστεί με ρυθμιστικό (η τιμή 0 σημαίνει ∞ = απεριόριστο). Αυτά τα όρια αποτελούν άμυνα ενάντια στο Denial of Wallet (επίθεση κόστους που εξαντλεί το υπόλοιπο) και στο Denial of Service (διακοπή υπηρεσίας), και τα δύο ειδικά για την AI με χρέωση ανά χρήση (σύμφωνα με το OWASP GenAI Top 10 «Unbounded Consumption»).

• 4.6.3.2.1　Query length per request：Το ανώτατο όριο χαρακτήρων ερωτήματος ανά αίτημα. Καταστέλλει τη διόγκωση κόστους από υπερβολικές εισαγωγές. Η υπέρβαση απορρίπτεται.
• 4.6.3.2.2　Image size：Το ανώτατο όριο μεγέθους μεταφόρτωσης εικόνων. Καταστέλλει την εξάντληση πόρων από τεράστια αρχεία. Η υπέρβαση απορρίπτεται.
• 4.6.3.2.3　PDF size：Το ανώτατο όριο μεγέθους μεταφόρτωσης PDF. Όπως παραπάνω. Η υπέρβαση απορρίπτεται.
• 4.6.3.2.4　Audio size：Το ανώτατο όριο μεγέθους μεταφόρτωσης ήχου. Όπως παραπάνω. Η υπέρβαση απορρίπτεται.
• 4.6.3.2.5　Bard text length：Το ανώτατο όριο χαρακτήρων που ο bard συμπιέζει (φυσική γλώσσα → ES) με τη μία. Καθορίζει το κόστος ανά συμπίεση. Η υπέρβαση απορρίπτεται.
• 4.6.3.2.6　Conversation history (chars)：Το ανώτατο όριο του συνολικού αριθμού χαρακτήρων του ιστορικού συνομιλίας που φορτώνεται στο πλαίσιο. Καταστέλλει το κόστος και την καθυστέρηση της απεριόριστης αύξησης του πλαισίου. Η υπέρβαση περικόπτεται αυτόματα ξεκινώντας από το παλαιότερο ιστορικό (δεν παράγει σφάλμα).
• 4.6.3.2.7　Conversation history (turns)：Το ανώτατο όριο του αριθμού γύρων του ιστορικού συνομιλίας που φορτώνεται στο πλαίσιο. Συμπεριφέρεται όπως το 4.6.3.2.6 (διατηρεί τους πιο πρόσφατους γύρους και περικόπτει αυτόματα).
• 4.6.3.2.8　Requests per minute：Το ανώτατο όριο αιτημάτων ανά λεπτό. Μια πρώτη γραμμή άμυνας ενάντια στις χιονοστιβάδες αιτημάτων (DoS) και στην κατάχρηση αυτοματισμού (DoW). Η υπέρβαση απορρίπτεται προσωρινά.
• 4.6.3.2.9　Requests per hour：Το ανώτατο όριο αιτημάτων ανά ώρα. Συμπεριφέρεται όπως το 4.6.3.2.8.
• 4.6.3.2.10　Concurrent sessions：Το ανώτατο όριο ταυτόχρονων συνεδριών συνομιλίας. Καταστέλλει την εξάντληση πόρων από παράλληλες χιονοστιβάδες αιτημάτων. Η υπέρβαση απορρίπτεται.
• 4.6.3.2.11　Max tokens per response：Το ανώτατο όριο tokens εξόδου μίας μεμονωμένης απάντησης. Καταστέλλει τη διόγκωση του κόστους εξόδου από υπερβολικές απαντήσεις.
• 4.6.3.2.12　Max ES references (top_k)：Ο μέγιστος αριθμός ES που ο vates αναφέρει κατά την απάντηση. Δεν είναι άμυνα ενάντια σε επιθέσεις, αλλά ρύθμιση ακρίβειας και κόστους: όσο περισσότερες αναφορές, τόσο μεγαλύτερη ακρίβεια, αλλά το κόστος αυξάνεται αναλογικά. Ελάχιστο 20.

Μπορούν να προβληθούν οι μηνιαίες χρεώσεις χρήσης (USD).

• 4.7.1　Usage breakdown：Το έτος και ο μήνας μπορούν να καθοριστούν από αναπτυσσόμενο μενού.
• 4.7.2　By instance：Η ανάλυση χρήσης ανά instance.
  • Instance：Το όνομα του instance.
  • Conversations：Ο συνολικός αριθμός συνομιλιών.
  • Chat：Η χρέωση για συνομιλίες με τον vates.
  • Bard：Η χρέωση χρήσης του bard.
  • Druid：Η χρέωση χρήσης του druid.
  • Fallback：Η χρέωση χρήσης του fallback της συνομιλίας. * Το εφεδρικό API (OpenAI) που χρησιμοποιείται όταν το κύριο API του vates (Anthropic) δεν λειτουργεί.
  • STT：Φωνητική ανάγνωση (Speech-to-Text, μετατροπή φωνής → κειμένου).
  • TTS：Ανάγνωση φωναχτά (Text-to-Speech, σύνθεση κειμένου → φωνής).
  • Total：Το συνολικό ποσό.
  • Include instances with 0 conversations：Εμφάνιση/απόκρυψη των instances που δεν χρησιμοποιήθηκαν εκείνον τον μήνα.

Μπορούν να ελεγχθούν το υπόλοιπο της κατάθεσης και το ιστορικό αλλαγών του, και μπορούν να ρυθμιστούν η πληρωμή και οι ρυθμίσεις πληρωμής.

• 4.8.1　Balance：Το τρέχον υπόλοιπο της κατάθεσης.
• 4.8.2　Top Up Balance：
  • Card：Πληρωμή με πιστωτική κάρτα. Powered by Stripe. Οι τύποι καρτών εμφανίζονται αυτόματα ανάλογα με τη χώρα/περιοχή. Κατά την πληρωμή, μεταφέρεσαι στην οθόνη του Stripe. Το ποσό στο modal υποδεικνύει το ποσό που θα αντικατοπτριστεί στο υπόλοιπο της κατάθεσης· μετά τη μετάβαση στο Stripe, προστίθεται ο φόρος κάθε χώρας/περιοχής.
  • International Transfer：Πληρωμή σε λογαριασμό ανά νόμισμα.
  • Domestic Transfer：Πληρωμή σε λογαριασμό ανά χώρα/περιοχή. Το ποσό που αντικατοπτρίζεται στο υπόλοιπο της κατάθεσης είναι το μεταφερθέν ποσό με αφαιρεμένο τον φόρο κάθε χώρας/περιοχής.
• 4.8.3　Auto Recharge：
  • Auto Recharge：Μπορεί να ρυθμιστεί ώστε να γίνεται αυτόματη πληρωμή (πιστωτική κάρτα) όταν το υπόλοιπο της κατάθεσης πέσει κάτω από ένα κατώφλι. Η προεπιλογή είναι OFF.
  • Adjust：Μπορούν να οριστούν το κατώφλι, το ποσό της αυτόματης επαναφόρτισης και το ποσό του μηνιαίου ορίου.
• 4.8.4　Transactions：Μπορεί να προβληθεί το ιστορικό συναλλαγών.

4.9.1　Data lifecycle
Το VATES επιλέγει τις περιόδους διατήρησης δεδομένων παίρνοντας ως αναφορά το αυστηρότερο πρότυπο μεταξύ των κανονισμών όλων των δικαιοδοσιών όπου τα δεδομένα σου μπορεί να είναι σχετικά (ΕΕ, Ηνωμένο Βασίλειο, Ιαπωνία, Καλιφόρνια, Κίνα, Βραζιλία, Κορέα, Σιγκαπούρη, Καναδάς, Αυστραλία κ.λπ.). Τα δεδομένα σου διέπονται από την πιο προστατευτική βάση, ανεξάρτητα από την τοποθεσία σου.

4.9.2　Current status
Υποδεικνύει την τρέχουσα κατάσταση του λογαριασμού πελάτη.

4.9.3　State transitions
Η λίστα των καταστάσεων από τις οποίες περνά ο λογαριασμός. Το σημείο εκκίνησης και η περίοδος παραμονής κάθε κατάστασης είναι τα ακόλουθα.

• active：Ενεργός. Η υπηρεσία είναι διαθέσιμη.
• suspended：Σε αναστολή. Η υπηρεσία είναι σε παύση αλλά μπορεί να επαναληφθεί. Τα δεδομένα διατηρούνται.
• logical_deleted：Η στιγμή του αιτήματος διαγραφής. Παίρνοντας αυτή την ημέρα ως σημείο εκκίνησης, η αποκατάσταση είναι δυνατή για 30 ημέρες, και τα δεδομένα διατηρούνται πλήρως. Μετά την πάροδο 30 ημερών, περνά αυτόματα στη φάση ψευδωνυμοποίησης.
• pseudonymized：Η κατάσταση 30 ημέρες μετά το αίτημα διαγραφής. Οι πληροφορίες που μπορούν να ταυτοποιήσουν άτομο (όνομα χρήστη, εμφανιζόμενο όνομα κ.λπ.) αντικαθίστανται από μη αναστρέψιμο hash και γίνονται μη ανακτήσιμες. Από αυτό το σημείο, παραμένει έως ότου λήξει η περίοδος διατήρησης κάθε κατηγορίας δεδομένων.
• physical_deleted：Κατά τη λήξη της περιόδου διατήρησης κάθε κατηγορίας δεδομένων. Διαγράφεται πλήρως από τον δίσκο, χωρίς δυνατότητα ανάκτησης.

4.9.4　Κατηγορίες δεδομένων και διατήρηση (17)
Οι κατηγορίες δεδομένων και οι περίοδοι διατήρησης που σχετίζονται με τον λογαριασμό. Όλες οι περίοδοι διατήρησης παίρνουν το αίτημα διαγραφής (την είσοδο σε logical_deleted) ως σημείο εκκίνησης. Η ακριβής τιμή κάθε κατηγορίας εμφανίζεται στη στήλη Retention στην οθόνη.

• customer_state：Η γενική κατάσταση του λογαριασμού πελάτη (active/suspended κ.λπ.). Ψευδωνυμοποιείται 30 ημέρες μετά το αίτημα διαγραφής· η φυσική διαγραφή μοιράζεται το ίδιο αρχείο με το υπόλοιπο (customer_balance), επομένως διαγράφεται μαζί του κατά τη λήξη της νόμιμης περιόδου διατήρησης του υπολοίπου (10 έτη).
• instance_state：Η κατάσταση ανά instance. Ψευδωνυμοποιείται 30 ημέρες μετά το αίτημα διαγραφής (μόνο το εμφανιζόμενο όνομα· το μοναδικό ID inst_NNNN διατηρείται ως αμετάβλητο ID), και διαγράφεται φυσικά 90 ημέρες μετά.
• users_with_pii：Οι πληροφορίες των λογαριασμών χρηστών (συμπεριλαμβανομένων προσωπικών πληροφοριών όπως ID, εμφανιζόμενο όνομα και διαπιστευτήρια). Ψευδωνυμοποιούνται 30 ημέρες μετά το αίτημα διαγραφής, και διαγράφονται φυσικά 90 ημέρες μετά.
• user_instance_access：Ο σύνδεσμος μεταξύ ενός χρήστη και των χρησιμοποιήσιμων instances. Διαγράφεται μαζί με τον λογαριασμό κατά τη διαγραφή (χωρίς ανεξάρτητη περίοδο διατήρησης).
• api_keys：Τα εκδοθέντα κλειδιά API (αποθηκευμένα ως μη αναστρέψιμο hash· το απλό κείμενο δεν διατηρείται). Διαγράφονται φυσικά 90 ημέρες μετά το αίτημα διαγραφής (χωρίς ψευδωνυμοποίηση).
• revoked_sessions：Οι ανακληθείσες συνεδρίες. Ένα υπάρχον batch τις διαγράφει φυσικά 90 ημέρες μετά την ανάκληση.
• session_logs：Το ιστορικό συνομιλιών. Η περίοδος διατήρησης εξαρτάται από την επιλογή σχεδίου του πελάτη (Standard = 30 ημέρες / Secure = καμία διατήρηση = άμεση διαγραφή).
• usage_records：Το αρχείο μεμονωμένων συμβάντων χρήσης. Ψευδωνυμοποιείται 30 ημέρες μετά το αίτημα διαγραφής, και διαγράφεται φυσικά 90 ημέρες μετά.
• usage_aggregates：Οι συγκεντρωτικές τιμές χρήσης (η βάση της χρέωσης). Υπόκεινται σε νόμιμη διατήρηση. Δεν ψευδωνυμοποιούνται· διαγράφονται φυσικά 10 έτη μετά την τελευταία συναλλαγή (σύμφωνα με το άρθρο 432 του Νόμου περί Εταιρειών της Ιαπωνίας). Δεν μπορεί να επισπευσθεί ούτε με αίτημα διαγραφής.
• customer_balance：Το υπόλοιπο του πελάτη (η εκκαθαρισμένη αξία της πληρωμής). Υπόκειται σε νόμιμη διατήρηση. Διαγράφεται φυσικά 10 έτη μετά την τελευταία συναλλαγή. Δεν μπορεί να επισπευσθεί ούτε με αίτημα διαγραφής.
• balance_history：Το ιστορικό αλλαγών του υπολοίπου. Υπόκειται σε νόμιμη διατήρηση. Το ποσό της συναλλαγής, το νόμισμα και η ισοτιμία διατηρούνται για 10 έτη (μόνο το όνομα του χειριστή ψευδωνυμοποιείται 30 ημέρες μετά το αίτημα διαγραφής). Δεν μπορεί να επισπευσθεί ούτε με αίτημα διαγραφής.
• instance_audit_log：Το αρχείο καταγραφής ελέγχου του instance (αρχείο ανθεκτικό σε παραποιήσεις). Ψευδωνυμοποιείται 30 ημέρες μετά το αίτημα διαγραφής, και διαγράφεται φυσικά 2 έτη μετά. Το κατώτατο όριο των απαιτήσεων ελέγχου (SOC2 / PCI DSS) είναι 1 έτος, αλλά επειδή μια μετατόπιση στο ημερολόγιο του ετήσιου ελέγχου θα έκανε το 1 έτος να αφήνει έξω εγγραφές της ελεγχόμενης περιόδου, υιοθετείται το διπλάσιο — 2 έτη — για ασφάλεια.
• ip_restrictions：Οι ρυθμίσεις περιορισμού IP (Allowlist / Denylist). Διαγράφονται φυσικά 30 ημέρες μετά το αίτημα διαγραφής (χωρίς ευαίσθητες πληροφορίες, χωρίς ανάγκη ψευδωνυμοποίησης).
• e_core_knowledge：Τα περιουσιακά στοιχεία γνώσης ES-IFM (η πνευματική σου ιδιοκτησία). Διαγράφονται φυσικά 30 ημέρες μετά το αίτημα διαγραφής (χωρίς ψευδωνυμοποίηση).
• instance_settings：Οι ρυθμίσεις του instance (branding, οριακές τιμές, prompts κ.λπ.). Διαγράφονται φυσικά 30 ημέρες μετά το αίτημα διαγραφής (χωρίς ευαίσθητες πληροφορίες, χωρίς ανάγκη ψευδωνυμοποίησης).
• shell_settings：Οι ρυθμίσεις shell (η κεντρική κύρια ρύθμιση αναφοράς). Διαγράφονται φυσικά 30 ημέρες μετά το αίτημα διαγραφής (χωρίς ευαίσθητες πληροφορίες).
• client_settings：Οι προεπιλεγμένες ρυθμίσεις ολόκληρου του πελάτη. Διαγράφονται φυσικά 30 ημέρες μετά το αίτημα διαγραφής (χωρίς ευαίσθητες πληροφορίες).

4.9.5　Delete account
Θέτει τον λογαριασμό σε κατάσταση αιτήματος διαγραφής (logical_deleted). Η αποκατάσταση είναι δυνατή εντός 30 ημερών από το σημείο εκκίνησης. Μετά από 30 ημέρες, τα δεδομένα ψευδωνυμοποιούνται σταδιακά και διαγράφονται φυσικά σύμφωνα με κάθε παραπάνω περίοδο διατήρησης. Τα δεδομένα που υπόκεινται σε νόμιμη διατήρηση (usage_aggregates, customer_balance, balance_history) διατηρούνται ακόμη και μετά το αίτημα διαγραφής έως ότου παρέλθει η νόμιμη περίοδος (10 έτη). Αυτή η ενέργεια επηρεάζει όλους τους χρήστες αυτού του λογαριασμού.